Automatyzacja Excela to nie jest temat dla „zaawansowanych analityków z korporacji”. To bardzo często jedyna realna droga, żeby w firmie – niezależnie czy mówimy o logistyce, produkcji, finansach czy projektach – w końcu zapanować nad danymi i zacząć z nich faktycznie korzystać.
Piszę to z perspektywy kilkunastu lat pracy z firmami, zarządami i działami operacyjnymi. I jedno mogę powiedzieć z pełnym przekonaniem: problemem nie jest brak danych. Problemem jest to, że nikt nie wie, co z nimi dalej zrobić.
Dane są wszędzie. Wiedzy – brak.
W każdej organizacji wygląda to bardzo podobnie.
Ktoś zapisuje coś w Excelu.
Ktoś inny ma swój plik „final_v7_poprawiony”.
Gdzieś funkcjonuje system ERP, gdzieś CRM, gdzieś SharePoint.
A potem przychodzi moment:
„Potrzebujemy raportu.”
I nagle okazuje się, że:
- nikt nie wie, skąd dokładnie wziąć dane,
- nikt nie wie, jak je połączyć,
- nikt nie wie, jak je przetwarzać automatycznie,
- a już na pewno nikt nie chce robić tego ręcznie co miesiąc.
To jest odwieczny problem organizacji. I wbrew pozorom – nie zaczyna się on w Excelu, tylko dużo wcześniej.
Zanim zrobisz raport, zadaj jedno kluczowe pytanie
Z mojego doświadczenia budowanie raportów, dashboardów czy automatyzacji zawsze powinno zaczynać się od etapu zero.
Czyli od odpowiedzi na pytania:
- Po co ten raport ma powstać?
- Jakie decyzje mają być na jego podstawie podejmowane?
- Czego tak naprawdę oczekuje zarząd lub menedżerowie?
Dopiero potem przychodzi drugi krok:
- jakimi danymi faktycznie dysponujemy,
- w jakiej formie one są,
- i czy w ogóle da się je sensownie połączyć.
Bardzo często już na tym etapie okazuje się, że „projekt raportowy”, który miał być ogromnym przedsięwzięciem, można rozwiązać… kilkoma dobrze przemyślanymi arkuszami w Excelu.
Historia z życia: 10 lat danych, setki arkuszy, jeden raport
Jednym z lepszych przykładów, które pokazują siłę automatyzacji Excela, była współpraca z firmą, która przez 10 lat co miesiąc eksportowała koszty według kont księgowych.
Efekt?
- 10 plików (po jednym na każdy rok),
- w każdym pliku 12 arkuszy,
- dane „krzywe”, nierówne, bardziej przypominające PDF niż tabelę,
- w międzyczasie zmieniające się konta kosztowe i struktura.
Zarząd chciał jednego raportu:
- analizy wstecz,
- porównań rok do roku,
- i możliwości pracy na przyszłych danych.
Brzmi jak projekt na tygodnie?
Dla mnie była to kwestia kilku godzin pracy w Excelu.
Klucz nie leżał w „magii formuł”.
Klucz leżał w:
- stworzeniu jednolitej listy pozycji,
- przypisaniu im unikalnych kluczy,
- dodaniu kolumn pomocniczych,
- i spięciu wszystkiego jednym plikiem, który automatycznie zaczytywał dane z folderu.
Efekt?
Jeden plik. Jedno źródło prawdy. Dashboard, który można było dowolnie filtrować po miesiącach, latach, pozycjach.
Reakcja zarządu – bezcenna.
Excel to nie „tabelki”. To silnik automatyzacji
W firmach panuje przekonanie, że Excel służy do:
- wpisywania danych,
- prostych podsumowań,
- ewentualnie tabel przestawnych.
To ogromne niedoszacowanie jego możliwości, a jeszcze jak dołożyć do tego PowerAutomate, który jest dostępny standardowo w licencji o365 – to przenosimy się już w przyszłość 🙂
Excel pozwala:
- łączyć dane z wielu źródeł,
- automatycznie je standaryzować,
- agregować,
- walidować,
- i raportować bez ręcznej pracy.
Bardzo często firmy:
- tracą godziny dziennie,
- angażują wysoko opłaconych specjalistów,
- tylko dlatego, że nikt nie zatrzymał się na chwilę, żeby dane… dobrze poukładać.
Automatyzacja w praktyce: SAP, projekty i 3–4 godziny dziennie
Inny przykład: project manager pracujący na SAP-ie.
Codziennie:
- eksport raportu,
- kilkaset wierszy danych,
- ręczna analiza zmian,
- 3–4 godziny pracy dziennie.
Nie budowaliśmy „systemu”.
Nie pisaliśmy integracji.
Zrobiliśmy:
- matrycę w Excelu,
- połączenie danych z SAP-a,
- spięcie ich z listami na SharePoint,
- automatyczne liczenie statusów i zmian.
Po 3–4 godzinnych sesjach:
- praca skrócona do kilkunastu minut dziennie,
- pełna historia zmian,
- czytelne wizualne raporty.
Excel zrobił dokładnie to, co miał zrobić: oddał czas.
Skąd u mnie Excel? Zaczęło się bardzo dawno temu
Moja przygoda z Excelem zaczęła się dużo wcześniej, niż pojawiło się AI, GPT czy YouTube pełen tutoriali.
Mówimy o latach 2006–2007.
Pierwsza praca – sprzedaż, raty, banki.
Za każdym razem ręczne wpisywanie danych klienta do kilku systemów.
Strata czasu. Frustracja. Brak sensu.
I wtedy pojawiła się myśl:
„Skoro znam wszystkie parametry kredytów, to czemu nie zrobić kalkulatora w Excelu?”
Zrobiłem go.
Ręcznie.
Bez gotowych formuł z dzisiejszego Office 365.
To był moment przełomowy.
Od tamtej pory Excel towarzyszy mi wszędzie – i do dziś uważam go za jedno z najbardziej niedocenianych narzędzi w firmach.
Excel + Bi +AI = kolejny poziom
Dziś doszło kolejne wsparcie – Power Bi + AU
Nie dlatego, że Excel „sam z siebie” jest niewystarczający, ale dlatego, że:
- AI pomaga w VBA,
- Power BI pomaga w przetwarzaniu jeszcze skuteczniejszym większej liczby danych i źródeł… i nie tylko 🙂
Co ciekawe – większość automatyzacji nadal da się zrobić samymi formułami w excelu.
I to właśnie chcę pokazywać w kolejnych materiałach.
Co dalej?
Ten artykuł jest wstępem do serii.
W kolejnych:
- pokażę praktyczne przykłady automatyzacji,
- konkretne formuły i podejścia,
- zarówno w Excelu, jak i w BI.
Bo bardzo często:
- dane już są w organizacji,
- tylko nikt ich nie widzi.
A automatyzacja Excela nie polega na „robieniu cudów”.
Polega na myśleniu procesowym i zadaniu sobie właściwych pytań na początku.
Jeśli czujesz, że w Twojej firmie dane są wszędzie, a wiedza nigdzie – to znaczy, że Excel może zrobić dla Ciebie znacznie więcej, niż myślisz.
Zapraszam do zapoznania się z innymi artykułami na moim blogu – link.