Od maila z CSV do automatycznego raportu w Power BI (SharePoint + Power Automate)

Automatyczny raport Power BI z CSV | Krok po kroku

Jak zamienić codzienne pliki CSV z maila w automatyczny raport Power BI?
W tym case study pokazuję, jak połączyłem SharePoint, Power BI i Power Automate, żeby pliki zapisywały się same, dane były aktualne, a raport odświeżał się automatycznie – bez ręcznego kopiowania.

Jakiś czas temu jeden z moich kierowników zapytał, czy da się coś zrobić z plikami, które codziennie dostaje mailem. Zawierały informacje o zwrotach przyjętych dnia poprzedniego.

Bez dłuższego zastanowienia poprosiłem, żeby pokazał mi, jak wygląda ten plik. I zobaczyłem to:

(tu wstaw screen)

Jak pewnie się domyślasz — większość osób na starcie powie: „co to jest?” i szybko się zniechęci. A potem klasyka: „czy ktoś może coś z tym zrobić?” 🙂

Jeśli ktoś wie, co robi, to w Excelu szybko użyje funkcji „Tekst jako kolumny” i z chaosu robią się normalne dane w tabeli:

Tylko że to nadal etap „OK, dane są… i co dalej?”.
Pojawiają się pytania typowo operacyjne:

• które SKU warto zgłosić do sprzedaży / jakości (np. gdy zwrotów produktu XYZ jest wyraźnie więcej).
• ile zwrotów było danego dnia i jak to wygląda w trendzie,
• kto obsługuje najwięcej zwrotów,
• jakie produkty wracają najczęściej,

Przejście na kolejny level to już wyczyn: ktoś wpada na pomysł, żeby codziennie dopisywać dane do jednego pliku „narastająco” i analizować je w tabeli przestawnej.
To już działa — da się wyciągać wnioski. Problem? Wymaga codziennej, ręcznej roboty:

• otwarcie maila,
• pobranie pliku,
• otwarcie CSV,
• użycie funkcji „Tekst jako kolumny”,
• otwarcie pliku zbiorczego ze wszystkimi danymi,
• wklejenie nowych rekordów na końcu,
• zapis + odświeżenie tabeli przestawnej,
• zamknięcie i usunięcie pliku,
• archiwizacja lub przeniesienie maila do folderu.

Niby nic — ale to są czynności, o których ktoś musi pamiętać codziennie.
Gdy maile zbiorą się z tygodnia (albo dłużej), ochota na taką dłubaninę szybko przechodzi.
Znam to z praktyki: dopiero gdy siadamy do analizy, okazuje się, że ktoś nie uzupełniał danych na bieżąco i zanim zaczniemy cokolwiek wnioskować, trzeba „odkopać” braki.
Najgorzej, gdy osoba dostająca maila jest na urlopie albo chorobowym — wtedy temat potrafi stanąć. Klasyka.

No dobra — wróćmy do tego, co wydarzyło się dalej u mnie.
Chwilę się zastanowiłem i sprawdziłem, czy pozostałe pliki mają podobną strukturę.
Miały. A skoro dane są spójne, to w głowie zapaliła się prosta myśl: z tego można zrobić raport.

Na dobry początek utworzyłem folder na SharePoint i wrzuciłem do niego trzy ostatnie pliki CSV.
Następnie przeszedłem do Power BI Desktop i podjąłem się wyzwania przygotowania raportu na danych z tego folderu.

Wierzcie lub nie, ale po około 40 minutach miałem gotowy raport Power BI oparty na danych z plików CSV:

Całość — od pustego Power BI do gotowego raportu — zajęła około 40–50 minut.
Poszedłem z tym do kierownika, który zgłosił mi temat, i szczerze? Przecierał oczy ze zdumienia 🙂

Sam raport to jedno, ale prawdziwa wartość zaczyna się przy automatyzacji.
Kolejne kilkadziesiąt minut zajęło mi ustawienie przepływu w Power Automate, przetestowanie działania i — obowiązkowo — łyk kawy ☕

Na pierwszy rzut oka przepływ wygląda prosto, ale żeby działał stabilnie i bez błędów, trzeba przejść przez kilka kroków:

• ustalenie lokalizacji i schematu nazw plików na SharePoint,
• weryfikacja maila oraz załączników,
• konfiguracja przepływu w Power Automate,
• filtrowanie załączników (w mailach potrafią pojawić się np. loga lub inne pliki),
• zapis pliku CSV z unikatową nazwą do odpowiedniego folderu,
• usunięcie maila (po co komu śmieci w skrzynce),
• ustawienie opóźnienia, aby SharePoint zdążył się zsynchronizować,
• odświeżenie datasetu Power BI.

Niby niewiele, ale kluczowe jest jedno: wszystko musi działać bez błędów i być w pełni powtarzalne.

Dodatkowo u kierownika ustawiłem prosty „mini-przepływ”:
mail z załącznikiem jest automatycznie przekazywany dalej (co uruchamia główny proces), a następnie w jego skrzynce trafia do odpowiedniego folderu i zostaje oznaczony jako odczytany.

.

Efekt końcowy?
Dzięki tym wszystkim krokom — oraz odrobinie mojego czasu i wiedzy 😉 — powstał automatyczny raport Power BI, który odświeża się bez ręcznej prac.

Od teraz kierownik i pozostali pracownicy zamiast otwierać plik CSV i przeglądać suche dane, mogą przy porannej kawie zerknąć na aktualny, czytelny raport.

• nikt nie musi pamiętać o zapisywaniu plików,
• nikt nie musi ręcznie obsługiwać maili,
• nikt nie przesyła „przerobionych” wersji danych.

Wszyscy korzystają z jednego raportu i tej samej wiedzy.
Dla mnie? Petarda 🚀

Bonus

Na koniec mały bonus.
Zamiast samych screenów czy filmików, postanowiłem udostępnić raport Power BI do obejrzenia na żywo.

Oczywiście wszystkie dane są w 100% zmienione — RODO, NDA i te sprawy 😉
Miłego oglądania i inspiracji!

Taki automatyczny raport Power BI sprawdza się wszędzie tam, gdzie dane trafiają cyklicznie z maila lub systemu zewnętrznego.

PS. napisanie tego artykułu zajęło więcej czasu, niż przygotowanie samego raportu i automatyzacji.

Poniżej zebrałem najczęstsze pytania dotyczące tego, jak działa automatyczny raport Power BI oparty na plikach CSV z maila.

Zapraszam do innych artykułów na moim blogu.